Pályázat (az anyakönyvi és családi események lebonyolításához kapcsolódó, nem hivatali hatáskörbe tartozó közreműködői feladatok ellátására)

Szeged Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala (6720 Szeged, Széchenyi tér 10.)
pályázatot hirdet
az anyakönyvi és családi események lebonyolításához kapcsolódó, nem hivatali hatáskörbe tartozó közreműködői feladatok ellátására
2022. január 1. napjától 2024. december 31. napjáig terjedő időszakra.

 

A pályázat benyújtásának helye:
Szeged Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatal Igazgatási és Építési Iroda Titkársága
6720 Szeged, Széchenyi tér 11., I. emelet 101. iroda

A pályázat benyújtásának módja:
A pályázatot zárt borítékban „Pályázat az anyakönyvi eseményekhez kapcsolódó szolgáltatások ellátására” felírással kell a fenti címre eljuttatni.

A pályázat benyújtásának határideje:
A pályázó pályázati ajánlatát legkésőbb 2021. október 22. 13.00 óráig nyújthatja be. Ezen időpontot követően benyújtott pályázat érvénytelen.

A pályázat benyújtására jogosultak köre:
Gazdálkodó szervezet (a polgári perrendtartásról szóló 2016. évi CXXX. törvény 7. § (1) bekezdés 6. pontjában meghatározott szervezet )

A pályázat tárgya, feltételei:

1. A Polgármesteri Hivatalnál megrendezésre kerülő családi eseményekhez, így a házasságkötésekhez, bejegyzett élettársi kapcsolatok létesítéséhez, a névadókhoz, valamint jubileumi házasságkötésekhez közvetlenül kapcsolódó szolgáltatások, egyedi igények szerinti, színvonalas, kulturált ellátása 2022. január 01. napjától 3 évi időtartamra. (A szolgáltatást igénybe vevő házasságkötések számának alakulása: 2018. évben 793 db, ebből szolgáltatás igénybe vételével hivatali helyiségben: 467 db, külső helyszínen: 89 db, 2019. évben összes házasságkötés: 946 db, ebből szolgáltatás igénybe vételével hivatali helyiségben: 560 db, külső helyszínen: 96 db, 2020. évben összes házasságkötés: 965 db., ebből szolgáltatás igénybe vételével hivatali helyiségben: 534 db, külső helyszínen: 71 db)

2. A Szolgáltató kizárólagosan jogosult a családi események lebonyolítása során az események helyszínén (Széchenyi téri központi, Dorozsmai és Tápéi házasságkötő termek, valamint a határozattal engedélyezett külső helyszín) közvetlen szervezői tevékenységet végezni. Más szervezők a családi események helyszínén közvetlen szervezői tevékenységet nem végezhetnek, reklám tevékenységet itt, illetve az anyakönyvvezetői váróteremben nem folytathatnak.

3. Szolgáltató tudomásul veszi, hogy a házasulók és a bejegyzett élettársi kapcsolatot létesítők a központi (Széchenyi téri) házasságkötő teremben történő házasságkötés és bejegyzett élettársi kapcsolat létesítése esetén nem kötelesek a Szolgáltató szolgáltatásait igénybe venni. A Tápéi vagy Kiskundorozsmai Kirendeltség hivatalos házasságkötő termeiben házasságkötés és bejegyzett élettársi kapcsolat létesítése esetén, valamint bármelyik hivatalos házasságkötő teremben tartandó névadó esetén a Szolgáltató közreműködését mellőzni nem lehet.

4. A Szolgáltató és munkatársai anyakönyvi hivatalos ügyekben nem járhatnak el, az anyakönyvvezető nevében nem intézkedhetnek, nem tájékoztathatnak. Az anyakönyvvezetők részére fenntartott a házasságkötések létesítése adminisztratív előkészítésére rendszeresített helyiségben nem tartózkodhatnak az adat- és szolgálati titok védelmében.

5. A vállalkozás sikere, eredményessége érdekében a Szolgáltató semmilyen módon nem akadályozhatja, nem zavarhatja és nem nehezítheti meg a családi eseményekkel kapcsolatos anyakönyvvezetői feladatok végrehajtását, az anyakönyvvezetők munkaköri kötelezettségük színvonalas, kulturált, zavartalan teljesítését.

6. A Szolgáltató nem emelhet kifogást az ellen, hogy a házasulók, illetve az ünnepeltek maguk gondoskodjanak fotós, videós, igény szerint előadó jelenlétéről, a Szolgáltató ez esetben nem akadályozhatja meg közreműködésüket.

7. Amennyiben az ünnepi esemény a Tápéi vagy Kiskundorozsmai Kirendeltség hivatalos házasságkötő termében történik, úgy a Szolgáltató feladata a közreműködő anyakönyvvezető oda- és visszaszállításáról saját költségén gondoskodni.

8. Amennyiben a házasságkötés (bejegyzett élettársi kapcsolat létesítése) határozattal engedélyezett külső helyszínen történik, úgy a Szolgáltató feladata:
▪ az esemény méltó keretéről, a szertartás ünnepélyes lebonyolításához szükséges technikai és egyéb kellékekről (a helyszín körülményeihez igazodó megfelelő méretű és küllemű anyakönyvvezetői asztal, zeneszolgáltatás, hangosítás, világítás, díszítés, stb.) való gondoskodás,
▪ az anyakönyvvezetőnek a helyszínre és a hivatali helyiségbe való utaztatása,
▪ az anyakönyvvezető őrizetében lévő házasságkötéssel (bejegyzett élettársi kapcsolat létesítésével) kapcsolatos okiratoknak a szertartás helyszínére való szállítása és a hivatali helyiségbe történő biztonságos visszaszállítása.

9. A Szolgáltató tevékenységének ellátása érdekében a központi házasságkötő teremhez kapcsolódó helyiségek közül a Jegyzői Iroda Ellátó Osztálya által biztosított helyiségnek és a vizes blokkoknak (konyha, WC) az anyakönyvvezetőkkel történő közös használatára jogosult.

10. A Szolgáltatónak „8230 konferencia, kereskedelmi bemutató szervezése” tevékenység ellátására vonatkozó jogosultsággal kell rendelkeznie.

11. Az ajánlattevő legalább egy (a tevékenység ellátásában személyesen közreműködő) tagjának/foglalkoztatottjának rendezvényszervező képesítéssel vagy min. 3 éves releváns területen szerzett, igazolt szakmai gyakorlattal kell rendelkeznie.

12. A Szolgáltató köteles biztosítani a szükségnek megfelelően, de 10 főt meghaladó résztvevő esetén minden alkalommal legalább 2 dolgozó megjelenését a rendezvényeken, egyidejűleg több helyszínen is.

13. A Szolgáltató felel a munkatársai és alkalmazottai alkalomhoz illő megjelenéséért és személyes anyagi felelősséget vállal az általa megbízott személyek tevékenységéért.

14. A Szolgáltató a megrendelőkkel a rendezvény szervezésével kapcsolatos ügyeit – beleértve az anyagi ügyeit is – nem rendezheti a Polgármesteri Hivatal hivatalos helyiségeiben, csak a Szolgáltató telephelyén, irodájában.

15. Egy-egy családi esemény lebonyolításához a családi események nagy száma miatt 30 perc áll rendelkezésre, melyből 10-15 percet kell az anyakönyvvezető rendelkezésére bocsátani a megszólalástól a köszöntés befejezéséig.

16. Az érkezés, a bevonulás, a gratuláció és a kivonulás időigényének biztosítása mellett a Szolgáltató a szolgáltatásait úgy vállalhatja fel, hogy azok teljesítésével nem hátráltathatja a folyamatban lévő és az azt követő házasságkötések és rendezvények kitűzött időpontban történő megkezdését.

17. A Szolgáltató köteles megfelelő kapcsolatot tartani Szeged Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalának Anyakönyvi Csoportjával, különösen az események időpontjának, a szolgáltatások számának és menetének egyeztetése érdekében, így a hétvégi események előtt legkésőbb csütörtök 12:00 óráig az egyeztetésnek meg kell történnie.

18. A Szolgáltató a szolgáltatás hirdetésével kapcsolatos marketing munkában egyenlő súllyal köteles hirdetni saját költségén a polgári esküvő, polgári névadó és egyéb polgári évfordulós rendezvények lehetőségét, szórólapokkal, kiadványokkal is.

19. A Polgármesteri Hivatal gondoskodik a termek berendezéséről, a terem hangosítására szolgáló eszközökről, az ünnepi beszédről, az anyakönyvvezetők alkalomhoz illő öltözetéről.

20. A házasságkötések (bejegyzett élettársi kapcsolatok létesítése) és születések felvétele alkalmával megjelenő állampolgárokat az Anyakönyvvezető folyamatosan tájékoztatja a szolgáltatás igénybevételének lehetőségéről a Szolgáltató által biztosított – a Polgármesteri Hivatal Igazgatási és Építési Irodával előzetesen egyeztetett és jóváhagyott – tájékoztatókkal, szórólapokkal.

21. A Polgármesteri Hivatal biztosítja az anyakönyvi váróhelyiségben a Szolgáltató kulturált és ízléses reklámozásának lehetőségét.

22. A Polgármesteri Hivatal más vállalkozást és annak szolgáltatásait nem ajánlhatja.

23. A Szolgáltató a tevékenységhez kapcsolódó Polgármesteri Hivatal által biztosított helyiség használatért, a tevékenység kizárólagosságáért és a tevékenységhez kapcsolódó reklámozásért díjat fizet (ajánlati ár) a Polgármesteri Hivatalnak a közreműködéssel érintett események darab száma szerint.

24. A Szolgáltató az ajánlati árat minden hónap 28. napjáig köteles megfizetni az előző hónapban történt közreműködésének száma szerint a Polgármesteri Hivatal számlájára. A Szolgáltató minden hónap 5. napjáig köteles leadni az előző hónapban történt közreműködések darabszámát az Anyakönyvi Csoport vezetőjének, aki leigazolja azt és a számla kiállítása érdekében továbbítja a Szeged Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatal Közgazdasági Irodájának.
A Szolgáltató a késedelmes fizetés esetén a Polgármesteri Hivatal részére a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény (Ptk. ) szerinti késedelmi kamatot köteles fizetni.

A Szolgáltató köteles biztosítani:

• a zenei anyagok igény szerinti, nagy választékát, ideértve az egyidejűleg több helyszínen tartandó eseményeknél is (központi házasságkötő terem, Tápé, Kiskundorozsma, egyéb külső helyszín);

• megfelelő mennyiségű eszköz- és kelléktárat, egy-egy rendezvényhez elegendő számú egyforma kristály poharat, egyforma tálcákat, gyertyatartókat, stb.;

• a házasságkötő terem megfelelő feldíszítését szezonális váltásban igényes asztaldísszel vagy élő virágkompozícióval;

• a házasságkötő teremnek és ahhoz tartozó kapubejárónak, lépcsőháznak, előtérnek, valamint a bejárat előtt lévő járdának az esküvők és rendezvények közötti maradéktalan tisztán tartását;

• a névadó és házassági évforduló alkalmával emléklap, igénynek megfelelő emléktárgy átadását;

• a fentieknek megfelelő színvonalas közreműködést, abban az esetben is, ha egy időben több helyszínen is van rendezvény;

• a Szolgáltató köteles biztosítani igény szerint élőzenét, illetve irodalmi összeállítás előadását is;

• önálló, a családi eseményekhez méltó, kulturáltan berendezett irodát, amelyben a megrendelőket fogadja, és a megrendeléseket felveszi;

• az irodában kép- és filmanyag lejátszására alkalmas eszközön esküvő és egyéb családi esemény megtekintését az ügyfelek elképzelésének, igényének kialakításához;

• az irodában a teljes zenei anyag másolatát, elősegítve a megfelelő zene kiválasztását az ügyfeleknek;

• az iroda nyitvatartási idejének összhangját az Anyakönyvi Csoport nyitvatartási idejével úgy, hogy munkanapokon legalább napi 4 órát fogadja az ügyfeleket;

• amennyiben az ajánlattevő az irodahelyiségben más tevékenységet is folytat, elkülönítetten és méltó körülmények között kell biztosítani a pályázat tárgyát képező szolgáltatás és ehhez szorosan kapcsolódó szolgáltatási tevékenység ellátását,

• a megfelelő szórólapokat és tájékoztatókat;

• internetes honlapot az ügyfelek tájékoztatása céljából (a hivatalos anyakönyvi eseményekkel kapcsolatos honlapon megjelenő információkat az Anyakönyvi Csoporttal előzetesen egyeztetni kell).

A pályázatnak tartalmaznia kell:

1.a / Egyéni vállalkozó ajánlattevő esetén

a) az ajánlattevő nevét, személyi adatait,
b) vállalkozói nyilvántartási számát,
c) tevékenység folytatásának jogosultságát igazoló dokumentumot

1.b / Gazdasági társaság ajánlattevő esetén

• a társaság 30 napnál nem régebbi cégkivonatát, nevében aláíró személy aláírási címpéldányát,
• a társaság azon tagjának/foglalkoztatottjának nevét, személyi adatait, képesítését igazoló okiratát, aki személyesen közreműködik a tevékenység ellátásában.

2. Ajánlati árat a kizárólagos szolgáltatási jog Polgármesteri Hivatalnak fizetendő ellenértékére, melyet az alábbi bontásban kell megadni:

• Polgármesteri Hivatal házasságkötő termeiben történő közreműködés után (házasságkötés, bejegyzett élettársi kapcsolat létesítése, jubileumi házasságkötés) fizetett díj nettó Ft + ÁFA /db összegben megadva (minimum nettó 4.500,-Ft + ÁFA /db)
• Külső helyszínen történő közreműködés után (házasságkötés, bejegyzett élettársi kapcsolat létesítése, jubileumi házasságkötés) fizetett díj nettó Ft + ÁFA /db összegben megadva (minimum nettó 5.500,-Ft + ÁFA /db)

• Polgármesteri Hivatal házasságkötő termeiben névadó ünnepségen történő közreműködés után
fizetett díj nettó Ft + ÁFA /db összegben megadva (minimum nettó 5.000,-Ft + ÁFA /db)

Amennyiben a pályázó a minimumként meghatározott összegek megfizetését nem vállalja vagy annál alacsonyabb díjra tesz megajánlást, a pályázata érvénytelen.

3. A szolgáltatásért az ügyfél által fizetendő (tervezett) díj, amelyet az alábbi bontásban kell megadni:

a) A Polgármesteri Hivatal házasságkötő termeiben nyújtott alapszolgáltatás díjára vonatkozó ajánlat házasságkötésre / bejegyzett élettársi kapcsolat létesítése / jubileumi házasságkötés esetén.

b) A határozattal engedélyezett külső helyszínen történő alapszolgáltatás díjára vonatkozó ajánlat házasságkötés / bejegyzett élettársi kapcsolat létesítése/ jubileumi házasságkötés esetén.

c) A Polgármesteri Hivatal házasságkötő termeiben nyújtott szolgáltatás díjára vonatkozó ajánlat névadó esetén. (a tervezett díj nem érheti el a házasságkötésre, bejegyzett élettársi közösség létesítésére meghatározott alapszolgáltatás díját.)

Alapszolgáltatás elvárás szerinti tartalma:

– a házasságkötés, bejegyzett élettársi kapcsolat létesítése és jubileumi házasságkötés tekintetében a zeneszolgáltatás, hangosítás, gyűrűhúzásban való közreműködés és kellékeinek biztosítása, ceremónia koordinálása, vendégek fogadása, takarítás.

– névadó tekintetében a zeneszolgáltatás, hangosítás, emléklap adás, ceremónia koordinálása, vendégek fogadása, takarítás

Az alapszolgáltatás díját nettó Ft + ÁFA / db értékben kell megadni. Az ajánlatkérő az értékelés során a nettó árat veszi figyelembe.

e) Az alapszolgáltatásokon felül házasságkötésnél, bejegyzett élettársi kapcsolat létesítésénél és jubileumi házasságkötésnél biztosítani kívánt többlet szolgáltatások (pl.: pezsgős koccintás, homokszórás, gyertyagyújtás, extra díszítés, stb.) részletes ismertetése tételes felsorolással, külön-külön megadva azok tételenkénti díját nettó Ft + ÁFA/ db összegben.

Ajánlatkérő felhívja a pályázók figyelmét, hogy a többlet szolgáltatás részletes ismertetése alapján a szolgáltatás megvalósításának minőségét, színvonalát kívánja annak darabszáma, ötletgazdagsága és díja mellett összességében értékelni, ezért az adott szolgáltatás valamennyi minőségre, színvonalra kiható paramétere is kerüljön teljeskörűen ismertetésre!

4. Vállalást arra vonatkozóan – a helyiség paramétereinek pontos megjelölésével -, hogy olyan belvárosi (a belváros Nagy-körúton belüli része értendő) közterületről megközelíthető, saját tulajdonú vagy legalább az anyakönyvi események lebonyolításához nyújtott szolgáltatások ellátására kötendő szerződés érvényességének idejére (2022. január 1-től 2024. december 31-ig) szóló bérleti joggal rendelkező helyiséget tud biztosítani irodaként, amely lehetővé teszi az ügyfelek családi eseményekhez méltó, kulturált környezetben történő fogadását.

5. Amennyiben az ajánlattevő nem rendelkezik a fenti kritériumoknak megfelelő helyiségtulajdonnal vagy bérleti joggal, vállalást arra vonatkozóan, hogy bérleti szerződést köt a fenti kritériumnak megfelelő helyiségre, és az ajánlatban megjelölt helyiség bérbeadójának szándék nyilatkozatát a bérbeadásra az időtartam megjelölésével.

6. Az iroda ügyfélfogadási idejét, nyitvatartását, az irodában a tevékenységgel összefüggésben végzendő, ügyfelek részére nyújtott szolgáltatásokat.

7. Rendezvényszervező referenciák bemutatását.

8. Az anyakönyvi eseményekhez kapcsolódó szolgáltatások végzésével kapcsolatos elképzelésének leírását.

9. Tájékoztató anyagok, szórólapok tervezetét.

A pályázathoz az előzőekben felsorolt tartalmi elemeken, dokumentumokon túlmenően az alábbi mellékleteket kell csatolni:

– a pályázati feltételek elfogadásáról szóló nyilatkozatot,
– nyilatkozatot a vállalt szolgáltatásokra és kötelezettségekre,
– nyilatkozatot az ajánlati kötöttségre,
– az irodaként használni kívánt helyiség tulajdoni lapját, illetve bérlemény esetén a bérleti szerződést is, de legalább bérleti előszerződést, vagy a bérbeadásról szándéknyilatkozatot,
– szakképesítést, gyakorlatot igazoló okiratok fénymásolatát.

Ajánlati kötöttség:

Az ajánlattevőket ajánlati kötöttség terheli.

Az ajánlattevőt az ajánlati kötöttség – a nyertes és a második helyezett kivételével – a pályázati eredményről történő értesítés kézhezvételéig terheli. Az első és a második helyezett ajánlati kötöttsége a nyertes ajánlattevővel való szerződéskötésig áll fenn.

A megfelelő ajánlattétel érdekében írásban előzetesen kiegészítő tájékoztatást lehet kérni 2021. október 15-ig. A kérdéseket az altig.iroda@szeged.eu e-mail címre lehet megküldeni.

Elbírálás szempontjai: az összességében legelőnyösebb ajánlat az alábbiakban meghatározott részszempontok és súlyszámok alapján:

 

Részszempontok: Súlyszámok:
1. Polgármesteri Hivatal házasságkötő termeiben házasságkötésnél, bejegyzett élettársi kapcsolat létesítésénél, továbbá jubileumi házasságkötésnél történő közreműködés után az Ajánlatkérőnek egységesen fizetett díj (minimum nettó 4.500,-Ft + ÁFA /db) 20
2. Külső helyszínen házasságkötésnél, bejegyzett élettársi kapcsolat létesítésénél, továbbá jubileumi házasságkötésnél házasságkötésnél, bejegyzett élettársi kapcsolat létesítésénél, továbbá jubileumi házasságkötésnél történő közreműködés után az Ajánlatkérőnek egységesen fizetett díj (minimum nettó 5.500,-Ft + ÁFA /db) 20
3. Az ügyfél részére nyújtott (ügyfél által fizetendő) alapszolgáltatás díja házasságkötésnél, bejegyzett élettársi kapcsolat létesítésénél, továbbá jubileumi házasságkötésnél a Polgármesteri Hivatal házasságkötő termeiben 30
4. Az ügyfél részére nyújtott (ügyfél által fizetendő) alapszolgáltatás díja házasságkötésnél, bejegyzett élettársi kapcsolat létesítésénél, jubileumi házasságkötésnél, külső helyszínen 20
5. A névadó ünnepségen történő közreműködés után az ajánlatkérőnek fizetett díj (minimum nettó 5.000,-Ft + ÁFA /db) 2
6. Névadó ünnepség esetén az ügyfél részére nyújtott szolgáltatás díja 2
7. Az ügyfél részére nyújtott többlet szolgáltatások szakmai tartalma, minősége 6

Az elbírálási részszempontok értékelésének módszere:

Az 1., 2. és 5. részszempont esetében Ajánlatkérő számára legelőnyösebb ajánlat (legmagasabb díj) kap 10 pontot, míg a többi ajánlat pontértéke a legelőnyösebbhez arányosítva kerül meghatározásra az egyenes arányosítás módszerét követve, az alábbi képlet szerint: (Vizsgált ár/Legelőnyösebb ár) * 10.

A 3., 4 és 6. részszempont esetében Ajánlatkérő számára legelőnyösebb ajánlat (legalacsonyabb alapszolgáltatási díj) kap 10 pontot, míg a többi ajánlat pontértéke a legelőnyösebbhez arányosítva kerül meghatározásra a fordított arányosítás módszerét követve, az alábbi képlet szerint: (Legelőnyösebb ár/Vizsgált ár) * 10.

A 7. részszempontnál az ajánlatkérő egyedi mérlegelés alapján ad pontszámot, mely során figyelembe veszi az egyes pályázók által kínált többletszolgáltatások minőségét, színvonalát, darabszámát, díját külön-külön szolgáltatásonként, valamint ötletgazdagságát.

Ajánlatkérő az egyes részszempontok vonatkozásában a fenti számítás szerint meghatározott pontértékeket a fenti táblázatban szereplő súlyszámok figyelembe vételével súlyozza, majd a súlyozott pontszámokat összegzi és az így megkapott súlyozott összpontszám szerint határozza meg a számára legkedvezőbb ajánlatot.
Minden részszempont esetében 0-10 pont között kerül sor az értékelésre, arányosítás esetén két tizedesjegyig történő kerekítéssel.

Pontegyenlőség esetén a legmagasabb súlyszámmal rendelkező tételre kapott magasabb súlyozott pontszámú ajánlatot tekinti Ajánlatkérő a számára legelőnyösebb ajánlatnak. Amennyiben a legmagasabb súlyszámmal rendelkező tételre kapott súlyozott pontszám is azonos, úgy a következő legmagasabb súlyszámmal rendelkező tételre kapott súlyozott pontszám az irányadó, és így tovább, míg a legelőnyösebb ajánlat megállapításra nem kerül.

Hiánypótlás: Ajánlatkérő valamennyi pályázó részére egy alkalommal biztosít hiánypótlási lehetőséget rövid hiánypótlási határidő megadásával.

A pályázatok elbírálásának ideje: 2021. október 29.

A szerződéskötés időpontja: Legkésőbb 2021. november 10. napjáig.

Az ajánlatkérő fenntartja azt a jogát, hogy a pályázat során ajánlatot tett egyik ajánlattevővel sem köt szerződést és ily módon a pályázati eljárást – akár indokolás nélkül is – eredménytelennek minősítse.

Szeged, 2021. szeptember 28.

Dr. Martonosi Éva
Szeged Megyei Jogú Város
jegyzője